- Für welche Unternehmen eignet sich IRIS?
- Überwiegend für kleine Unternehmen mit kleinem Budget in ganz Deutschland und wiederkehrender Büro-, Dokumenten- und Organisationsarbeit. Entscheidend sind digital verfügbare Unterlagen und ein Team, das Ergebnisse prüft. Wie IRIS Ihren Arbeitsalltag unterstützt und wie der Datenbestand zum vereinbarten Standardumfang passt, besprechen wir gemeinsam.
- Ist IRIS eine Minijob-Kraft?
- IRIS ist eine KI und ein Service von Aktenfaden. Der Vergleich mit einer Büroassistenz auf Minijob-Basis beschreibt Budget und Einarbeitung. IRIS übernimmt vereinbarte digitale Büroaufgaben; menschliche Beurteilung, Arbeit vor Ort und die Prüfung der Ergebnisse bleiben bei Ihrem Team. Die Probezeit ist die gemeinsame Erprobung des KI-Service, keine arbeitsrechtliche Probezeit.
- Ist die Probezeit kostenlos oder jederzeit kündbar?
- Die bezahlte Erprobung kostet 603 EUR netto/Monat zzgl. USt. und umfasst eine feste Erstlaufzeit von sechs Monaten, insgesamt 3.618 EUR netto zzgl. USt. Einrichtung, Installation und vereinbarte Einführung sind enthalten. Server und KI bezahlen Sie separat. Die Probezeit ist weder kostenlos noch als jederzeit kündbares Angebot vorgesehen. Die Vertragsbedingungen erhalten Sie vor dem Start.
- Was bedeutet Übernahme?
- Nach sechs Monaten entscheiden Sie, ob Sie IRIS weiter nutzen. Übernahme bedeutet Weiternutzung im laufenden Betrieb. Ab Monat 7 wählen Sie Weg A: Basiswartung für 100 EUR netto/Monat mit definierten automatisierten Sicherheitsupdates und kleinen Updates, zusätzliche vorher beauftragte Arbeiten zu 170 EUR netto/h. Oder Weg B: nur 170 EUR netto/h bei Bedarf, ohne laufenden Wartungsauftrag; Sie oder Ihre IT verantworten den Betrieb einschließlich Updates, Sicherungen und Überwachung. Stundenarbeiten im 15-Minuten-Takt, alle Preise zzgl. USt. Server und KI bleiben separat.
- Warum sinkt der Servicepreis?
- In den ersten sechs Monaten richten wir die Umgebung ein und arbeiten IRIS mit Ihnen ein. Danach ist deutlich weniger persönliche Arbeit vorgesehen. Die 100 EUR netto/Monat zzgl. USt. in Weg A bezahlen nur die definierten automatisierten Sicherheitsupdates und kleinen Updates. Zusätzliche Anpassungen und Unterstützung werden vorher gesondert zu 170 EUR netto/h zzgl. USt. im 15-Minuten-Takt beauftragt. In Weg B zahlen Sie nur für beauftragte Stundenarbeiten; der laufende Betrieb liegt bei Ihnen oder Ihrer IT.
- Was kommt zum Servicepreis hinzu?
- Ihren Server und gegebenenfalls zusätzlichen Speicher oder Sicherungsspeicher bezahlen Sie separat. Die Serverkosten beginnen je nach Anforderung bei 13 EUR netto/Monat zzgl. USt. und können bei höheren Anforderungen entsprechend steigen. Die KI bezahlen Sie separat nach tatsächlichem Verbrauch bei melious.ai, bevorzugt über Ihr eigenes Kundenkonto. Vor dem Start klären wir die Kosten und Ihr KI-Budget. Alle genannten Preise sind netto zzgl. USt.
- Was passiert ohne Übernahme?
- Ohne Übernahme endet der Vertrag nach sechs Monaten. Wir schließen den Einsatz mit dem vereinbarten Export und der anschließenden Löschung nach Ihrer Bestätigung ab. Datenumfang und Fristen für Originale, Ergebnisse, weitere IRIS-Daten sowie Protokolle und Backups vereinbaren wir vor dem Start. Danach besteht keine laufende Betreuung durch Aktenfaden. Ihren separaten Serververtrag verwalten Sie selbst.
- Müssen wir Ergebnisse prüfen?
- Ja. Ihr Team prüft Inhalte, Empfänger, Zahlen, Quellen und Fristen und gibt verändernde Aktionen frei. Welche Funktionen und Kontrollen Ihre Umgebung benötigt, vereinbaren und prüfen wir vor dem Einsatz. KI-Ergebnisse können falsch oder unvollständig sein; fachliche Entscheidungen bleiben bei Ihnen.
- Welche Aufgaben kann IRIS übernehmen?
- IRIS übernimmt von Anfang an die angebotenen wiederkehrenden Büroarbeiten; der Funktionsumfang wächst mit der Zeit. Dokumentensuche und Zusammenfassung einschließlich PDF und Texterkennung in Scans sind getestet. Talk, Dateien, E-Mail mit Entwurf und Freigabe, Kalender und Web-Recherche gehören zum laufenden Grundumfang. Konkrete Formate, Postfachaktionen, Dokumententwürfe und kombinierte Abläufe prüfen wir vor dem betreffenden Einsatz. Automatische Quellenanzeige, Rechte für die gesamte Assistenz, allgemeine technische Freigaben und Audit-Protokollierung gehören zum vereinbarten Setup-Umfang und werden vor dem betreffenden Einsatz umgesetzt und geprüft. Erforderliche Bausteine müssen vor diesem Einsatz umgesetzt und geprüft sein.
- Welche Büroarbeiten kann IRIS übernehmen?
- IRIS unterstützt von Anfang an die meisten wiederkehrenden Büroarbeiten: Dokumente durchsuchen · Dokumente zusammenfassen · Schreiben vorbereiten · E-Mail-Postfach sichten · Dokumente erstellen (Word/PDF/Excel) · Besprechungen nachbereiten · Termine & Kalender · Internet-Recherche · Unternehmenswissen finden · Aufgaben & Fristen pflegen · Daten auswerten. Sie starten mit dem vollen Angebot; der Funktionsumfang wächst mit der Zeit. IRIS bereitet Ergebnisse und Änderungen vor; Ihr Team prüft und gibt alle Änderungen frei. Benötigte Funktionen, Formate, Zugriffe und Kontrollen vereinbaren und prüfen wir vor dem betreffenden Einsatz.
- Was ist mit unserem E-Mail-Postfach?
- IRIS sichtet E-Mails im vereinbarten Postfach, schlägt Zuordnungen vor und bereitet Antwortentwürfe vor. Welches Postfach zugänglich ist und welche Änderungen nach Ihrer Freigabe möglich sind, vereinbaren und prüfen wir vor dem betreffenden Einsatz. Die Anbindung Ihres bestehenden Mail-Systems wird dabei gesondert geprüft.
- Kann IRIS Dokumente erstellen und Daten auswerten?
- IRIS bereitet Dokumententwürfe und Übersichten aus Ihren bereitgestellten Angaben vor. Vorlagen, Formate in Word, PDF oder Excel und die benötigte Bearbeitung prüfen wir vor dem betreffenden Einsatz. Bei Datenauswertungen vereinbaren wir Datenbasis, Fragestellung und Berechnungen. Ihr Team prüft Inhalt, Zahlen und Format und gibt die Weiterverwendung sowie Dateiänderungen frei.
- Wie unterstützt IRIS unsere Besprechungen?
- IRIS bereitet bereitgestellte Besprechungsnotizen auf: festgehaltene Entscheidungen, Aufgaben, Verantwortliche und Fristen. Fehlende Angaben bleiben zur Klärung offen. Ihr Team bestätigt das Ergebnis und gibt eine Übernahme in Aufgaben oder Kalender frei. Grundlage sind vorhandene Notizen; Aufzeichnung und automatische Transkription gehören nicht zu diesem beschriebenen Anwendungsfall.
- Darf IRIS Termine und Aufgaben selbst ändern?
- IRIS bereitet Vorschläge vor. Ihr Team prüft Quellen, Fristen und Zuständigkeiten und gibt alle Einträge und Änderungen im vereinbarten Ablauf frei. Welche Kalender und Aufgabenfunktionen eingebunden sind, vereinbaren und prüfen wir vor dem betreffenden Einsatz. Die allgemeine technische Freigabesicherung gehört zum vereinbarten Setup-Umfang und wird vor dem betreffenden Einsatz umgesetzt und geprüft; erforderliche Kontrollen müssen vor diesem Einsatz umgesetzt und geprüft sein.
- Wie funktioniert die persönliche Begleitung?
- Wir stimmen IRIS auf Ihre wiederkehrende Büroarbeit ab und begleiten die Einführung in den Monaten 1–6 intensiv im vereinbarten Standardumfang, remote in ganz Deutschland. Bei Übernahme ab Monat 7 wählen Sie definierte Basiswartung (Weg A) oder ausschließlich Unterstützung bei Bedarf mit Betrieb in Ihrer Verantwortung (Weg B). Persönliche Unterstützung nach der Einführung wird in beiden Wegen vorher gesondert beauftragt. Ohne Übernahme endet die Betreuung nach dem vereinbarten Export und der Löschung.
- Müssen unsere Unterlagen digital vorliegen?
- Für den Einstieg benötigen wir einen digital verfügbaren, abgegrenzten Bestand. Dokumentensuche und Zusammenfassung wurden einschließlich PDFs und Texterkennung in Scans getestet. Lesbarkeit und notwendige Vorbereitung Ihrer Unterlagen prüfen wir vor dem Start. Die vollständige Digitalisierung eines Papierarchivs gehört damit nicht automatisch zum Angebot.
- Was umfasst der Standardumfang?
- Die angebotenen Büroarbeiten mit bis zu 500 Quelldokumenten im vereinbarten Bestand, bis zu 5 Nutzern, einem Datenbestand und definierten Aktionen. Standardinstallation, Einrichtung und vereinbarte persönliche Einführung sind in den sechs Monaten Probezeit enthalten. Server und KI-Nutzung kommen separat hinzu. Benötigte Funktionen, Datenwege, Formate, Aktionen und Vertragsdetails vereinbaren wir vor dem Start. Individuelle Erweiterungen gehören nicht automatisch zum Standardumfang. Noch fehlende erforderliche Bausteine müssen vor dem betreffenden Einsatz umgesetzt und geprüft sein.
- Zählen E-Mails und erzeugte Entwürfe zum Dokumentlimit?
- Nein. Das Limit umfasst ausschließlich bis zu 500 Quelldokumente im vereinbarten Bestand. Von IRIS erzeugte Entwürfe, E-Mails, Anhänge und Versionen zählen nicht dazu. Welche weiteren Datenquellen genutzt werden und welche Aktionen erlaubt sind, vereinbaren wir vor dem Start.
- Können wir echte Kunden- und Unternehmensdaten verwenden?
- Erst nach Klärung der Datenwege, Empfänger und Zugriffe sowie mit vereinbarter Auftragsverarbeitung. IRIS nutzt ein Hybridmodell: VPS bei Hetzner oder OVHcloud und LLM-Hosting bei melious.ai. Umgebung, Backups und Löschregeln stimmen wir mit Ihrem Unternehmen und Ihren IT-Verantwortlichen ab. Für besonders sensible Daten prüfen wir den konkreten Einsatz gesondert.
- Welche Kontrolle behält unser Team?
- Ihr Team prüft Informationen an den Ausgangsdaten sowie Entwürfe, Zuordnungen, Berechnungen und vorgeschlagene Termine oder Aufgaben. Alle verändernden Aktionen benötigen Ihre Freigabe im vereinbarten Ablauf: Versand sowie Änderungen am Postfach, an Dateien, am Kalender und an Aufgaben. KI-Ergebnisse können falsch oder unvollständig sein. Verbindliche Entscheidungen, Zusagen, Zahlungen und Fristen bleiben in Ihrer Verantwortung. Automatische Quellenanzeige, Rechte der Assistenz, allgemeine technische Freigaben und Audit-Protokollierung gehören zum vereinbarten Setup-Umfang und werden vor dem betreffenden Einsatz umgesetzt und geprüft;
- Ersetzt IRIS unsere Büro- oder Fachsoftware?
- IRIS ergänzt Ihre vorhandenen Systeme bei Büroarbeit, Kommunikation und Organisation. Zum Einstieg stimmen wir einen Datenbestand, Zugriffe und definierte Aktionen mit Ihnen ab. Zusätzliche Schnittstellen müssen gesondert geprüft werden. Eine DATEV-Anbindung ist für später vorgesehen und gehört derzeit nicht zum Standardumfang.
- Wer sollte beim Einstieg beteiligt sein?
- Die täglichen Nutzer, die verantwortliche Leitung und Ihre internen oder externen IT-Verantwortlichen stimmen den IRIS-Einsatz mit uns auf Ihre Büroarbeit ab. Gemeinsam klären wir Datenbereitstellung, Prüfung und Betrieb. Gegebenenfalls beziehen wir auch Ihren Datenschutzbeauftragten ein.
- Wie nehmen wir Kontakt auf?
- Der Einstieg ist ein unverbindliches Gespräch von 20 Minuten über Ihre Büroarbeit. Sie können das Erstgespräch über den E-Mail-Link an iris@iris-assistenz.de anfragen. Wir beantworten Ihre Anfrage. Eine zusätzliche Terminbuchung über den Nextcloud-Kalender gehört zum vereinbarten Setup-Umfang und wird vor dem Einsatz umgesetzt und geprüft.
- Was passiert am Ende mit unseren Daten?
- Auf Wunsch erhalten Sie jederzeit einen Export als Originale oder PDF. Die Löschung erfolgt nach Ihrer Bestätigung. Das betrifft Dokumente, bearbeitete Ergebnisse und weitere verarbeitete Daten; den Umgang mit Protokollen und Backups sowie die jeweiligen Fristen vereinbaren wir vor dem Start. Ohne Übernahme endet der Vertrag nach sechs Monaten mit dem vereinbarten Export und der Löschung, ohne laufende Betreuung danach. Bei Übernahme nutzen Sie IRIS weiter und wählen Weg A oder Weg B.
- Wie wird der Nutzen gemessen?
- Wir vergleichen den bisherigen Zeitaufwand mit dem Aufwand im Einsatz einschließlich Prüfung und Korrekturen. Nutzung und Ergebnisqualität erfassen wir nach einer vor dem Start vereinbarten Methode, bei Bedarf manuell. Diese Nutzungserfassung ist kein Audit-Log. Automatische Audit-Logs gehören zum vereinbarten Setup-Umfang und werden vor dem Einsatz umgesetzt und geprüft; sie werden nicht als verfügbare Messgrundlage vorausgesetzt. Die Erfolgskriterien legen wir mit Ihnen fest; eine bestimmte Zeitersparnis wird nicht garantiert.
